会議室はレイアウトが大事！モチベーションアップと生産性向上のためのおしゃれな事例紹介

プレゼンテーションやミーティングなどでも使われる「会議室」。使用する目的に合ったレイアウトにすることで、社員のモチベーションがアップしたり生産性が向上したりするメリットがあります。しかし、会議室にはさまざまな形式があるため、「用途に合ったレイアウトとは？」と悩む方も多いのではないでしょうか。この記事では、会議室のレイアウト事例をご紹介し、成功させるためのポイントや基本的な会議室のレイアウト形式も詳しく解説します

会議室レイアウトの基本と重要性

会議室レイアウトの基本と重要性について、解説します。間違いのないレイアウトの作り方についてもお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

なぜ会議室のレイアウトが重要なのか？

セミナーや面接などさまざまなシーンで使われる会議室は、用途や使用する人数などに合ったレイアウトにする必要があります。シーンに合ったレイアウトにしないと「意見交換がしにくい」ことや「講師の言葉が聞きにくかった」など、使いにくさを感じるからです。会議室は、用途と使用人数に適した形式にするのが基本と覚えておきましょう。

レイアウトによる働きやすさと生産性

会議室のレイアウトは、社員の働きやすさや生産性向上にもかかわってくる重要な要素です。例えば、部署のミーティングで会議室を使用する場合、意見交換や業務報告などさまざまな事柄について話し合いをします。話が聞きやすかったり意見交換がしやすかったりするレイアウトなら、ミーティングがスムーズに進行できるだけでなく、話し合った事柄をインプットしやすくなるといったメリットもあるでしょう。このように、用途に合ったレイアウトにすることで、社員にとって働きやすい環境を整えることにも繋がります。

間違いのないレイアウトの作り方

間違いのないレイアウトを作るには、会議室を使って「何をする場なのか」を考慮することが大切です。基本的な会議室レイアウトの種類は主に6種類あり、基本を知ることで使用用途にマッチしたレイアウトを作ることができます。基本的な会議室のレイアウト形式については、後ほど詳しく解説します。

会議室を使ってプレゼンテーションをするのか人材の面接を行うのかなど、まずは使用目的を確認しましょう。会議室の基本レイアウト形式の中から使用目的に合ったレイアウトを選び、テーブルや椅子もレイアウトや人数に合った物を選べば完成です。

会議室レイアウトを成功させるためのポイント

会議室は用途に合ったレイアウトにしないと使い勝手の悪い空間となり「イマイチ話が分からなかった」など、失敗に繋がることもあります。ここでは、会議室レイアウトを成功させるためのポイントを解説するので、参考にしてください。

適切な家具選びと配置のポイント

会議室レイアウトを成功させるには、適切な家具選びと配置は重要なポイントです。例えば、会議室が狭い場合はテーブルの大きさを考慮する必要があります。会議室の広さに合ったテーブルを選ばないと窮屈な空間となり、居心地が悪くイベントに集中できません。また、椅子はキャスターや肘掛け付きなどさまざまなタイプがあるので、使い勝手や雰囲気を考慮して選びましょう。

配置については、まず基本のレイアウト形式に沿ってテーブルと椅子を並べます。その後で、椅子と椅子の間隔やテーブルの間隔は適切かチェックしてください。

防音対策の重要性とその方法

会議室は外部に漏らしてはいけない事柄を話す場合もあるため、防音対策は重要です。会議室で話し合った情報が外部に知れ渡ってしまう主な原因は、防音対策がされていないことが挙げられます。

会議室の防音対策をする簡単な方法は、防音効果の高い素材を使ったパーテーションでテーブルを囲むことです。このとき、床と天井に隙間ができると音漏れに繋がるため、パーテーションは調節可能な物を選び隙間が生じないように設置すると防音効果が高まります。情報漏洩を防ぐためにも、会議室の防音対策はしっかり行ってください。

レイアウト変更時の注意点とコツ

会議室のレイアウトを変更するときは、使用する目的に合った形式にすることと参加する人数に適したスペースを確保することが大切です。例えば、広い会議室を3～6人程度の小規模で使用する場合はパーテーションを使って人数に合った広さに変更すると集中力が高まり効率的に会議が進められます。

また、一つの会議室を面接やセミナーなどさまざまな用途で使用する場合は、レイアウトの変更がしやすい折りたたみ式のテーブルや椅子を用意しておくと便利です。

基本的な会議室のレイアウト形式

基本的な会議室のレイアウト形式は、主に6種類あります。それぞれの特徴を解説するので、使用目的に合ったレイアウトの参考にしてください。

スクール形式のレイアウト

スクール形式のレイアウトは、勉強会やセミナーなどを行うのに最適です。学校や塾の教室をイメージしていただくとわかりやすいですが、ホワイトボードやスクリーンに向かってテーブルや椅子を並べるのがスクール形式のレイアウト。会議室を試験会場に使うときも、スクール形式のレイアウトが用いられます。

コの字形式・ロの字形式のレイアウト

テーブルをコの字に配置するコの字形式は、ホワイトボードやスクリーンを使うプレゼンテーションや部署のミーティングなどに適したレイアウトです。

一方で、テーブルを口の字に配置する口の字形式は会議に参加した皆の顔が見られるため、意見交換がしやすいことから議論が多い会議に向いているレイアウト。国際会議や重役会議でも口の字形式が用いられています。

島型形式は、少人数に分かれて議論するなどのグループディスカッションに最適なレイアウト形式です。4～6人程度が座れるテーブルと椅子を、会議室全体に島のようにしていくつも設置します。

対面形式は、商談や契約などの場面でよく用いられますレイアウトです。テーブルを挟んで対面する形式のため、顔を見ながら意見交換ができるのも対面形式のメリット。社内で使用する場合は、小規模で討論が多くなる会議におすすめです。

シアター形式はスクール形式のテーブルがなくなった状態のレイアウトで、映画館を想像していただければわかりやすいです。椅子だけの設置なので、説明会や入社式など大規模な用途で使用するときに適しています。

おしゃれで機能的な会議室レイアウトの事例

ここからは、おしゃれで機能的な会議室レイアウトの事例をご紹介します。

高いモチベーションを生むおしゃれなレイアウト

会議室のレイアウトがおしゃれだと、気分も高揚して高いモチベーションを維持できるのがメリット。例えば、座り心地のいい椅子や高級感のあるテーブルなど、家具にこだわってみるのもおすすめです。家具にこだわるだけで、会議室の雰囲気をおしゃれに演出してくれます。

小規模チームに最適な会議室レイアウト事例

10人未満の小規模チームに最適な会議室レイアウトは、対面形式やコの字型形式がよく用いられています。小規模チームでホワイトボードやスクリーンを使ったプレゼンテーションやミーティングをする場合は、コの字型形式がおすすめです。議論や討論をする場合は、意見交換がしやすい対面形式のレイアウトが選ばれています。

フレキシブルに使える多目的な会議室レイアウト事例

一つの会議室をスクール形式や口の字型形式など、使用目的に合わせてフレキシブルに使いたい場合は、簡単にレイアウト変更ができるテーブルと椅子を用意しおきましょう。例えば、折りたたみ式のテーブルや椅子なら使う人数や形式に合ったレイアウトが簡単にできます。また、キャスター付きなら移動が楽で、少ない人員で会議室のレイアウト変更が可能。会議室は一日に何度も使用することもあるため、レイアウトを簡単に変更できる家具を選ぶことも検討してみてください。

会議室レイアウトの最新トレンド

コロナ禍などにより、近年の会議室レイアウトは変化しつつあります。ここでは、会議室レイアウトの最新トレンドを見ていきましょう。

コロナ禍におけるレイアウトの変化

人との接触を極力避けるように要請され続けたコロナ禍において、会議室のレイアウトにも変化が見られました。例えば、今までは長テーブルに2人座れる形式でしたが、人との距離を取るために1人座りに変更されています。また、人数を制限するなど小規模な会議室レイアウトが主流になるなど、新型コロナウイルス対策が施されたレイアウトが求められているのです。

今後の会議室レイアウトの展望

コロナ禍で変化しつつある会議室のレイアウトですが、今後も感染対策などが施されたレイアウトが求められると予想されます。また、リモートワークが増えたことでWEB会議に切り替えている企業もあり、オフィスの会議室を使う頻度が減ったとの調査もありました。しかし、従来通り対面しながらの会議も併用されているため、感染対策を考慮したレイアウトが今後も採用されると予測されます。

会議室のレイアウトについてまとめ

会議室のレイアウトを決めるには、まず使うシーンや人数を把握することが成功のポイントです。基本の形式は主に6種類あり、用途に合った会議室レイアウトを選ぶのが一般的。使用するテーブルや椅子はさまざまな形式にも対応できる、折りたたみ式がおすすめです。用途に合ったレイアウトを選んで、快適な会議室の空間を作ってみてはいかがでしょうか。

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