▶オフィス・会議室・応接室のテーブル一覧はこちら
▶ビックテーブル特集はこちら
▶オフィス・会議室・応接室のチェア一覧はこちら
▶オフィス・会議室・応接室のベンチ一覧はこちら
オフィス移転を検討する際、内装工事にかかる期間や費用が大きな負担になると感じる企業は少なくありません。特にスタートアップや成長企業にとっては、移転準備に時間を取られるよりも本業に集中したいというのが本音です。そのような企業から近年注目を集めているのが「セットアップオフィス」と呼ばれる新しいオフィス形態です。内装や家具があらかじめ整備された状態で借りられるため、契約後すぐに業務を始められる点が最大の魅力となっています。
セットアップオフィスとは？その意味と仕組みを知ろう
セットアップオフィスとは、内装工事が完了し、家具や設備が整った状態で提供される賃貸オフィスを指します。通常であれば入居企業が自ら手配する内装デザインや工事、家具の調達といったプロセスが不要になるため、移転にかかる時間とコストを大幅に削減できる点が支持されています。
セットアップオフィスの定義と特徴
貸主側があらかじめ内装工事を施し、受付や会議室、執務スペースといったオフィス機能を完成させた状態で貸し出す物件をセットアップオフィスと言います。デスクやチェアといった執務家具、会議室用の家具などが備え付けられており、インターネット回線や空調設備も整っています。入居企業は契約後、パソコンや業務用品を持ち込むだけで業務をスタートできます。フルセットアップと呼ばれるタイプでは、執務席を含むすべての家具が用意されています。
通常の賃貸オフィスとの違い
通常の賃貸オフィスの場合、床や壁、天井のみの状態で物件が引き渡されるため、入居企業が内装業者を手配して工事を進める必要があります。坪あたり20万円から40万円程度の内装工事費用と、2か月から5か月程度の工事期間を要するのが一般的です。セットアップオフィスでは貸主がすでに内装を完成させているため、入居企業は手間と費用を省けます。ただし、月額賃料が割高に設定されており、坪単価で5,000円から10,000円程度上乗せされます。
居抜きオフィス・サービスオフィスとの比較
居抜きオフィスは前の入居者が使用していた内装や設備をそのまま利用する形態であり、貸主が新たに整備したセットアップオフィスとは性質が異なります。前入居者の業種やデザインの影響を受けるため、自社のイメージに合わない可能性があります。サービスオフィスは、内装や家具に加えて受付対応や電話代行といった人的サービスが付帯する形態です。サービス利用契約となり、費用が含まれる分、坪単価はさらに高額になります。
セットアップされる内容の範囲とは
セットアップオフィスで整備される内容は物件によって異なりますが、一般的には受付、会議室、執務スペース、ラウンジといったエリアが含まれます。壁や床の内装工事、照明器具の設置、パーテーションによる間仕切りが施され、会議室用のテーブル、執務室用のデスクやチェアなどの家具も配置されています。インターネット回線や電話回線、空調設備といったインフラ面も整備されており、入居後すぐに業務環境が整います。
セットアップオフィスの導入が増えている背景
セットアップオフィスの需要が高まっている背景には、企業を取り巻く環境の変化が深く関係しています。初期費用や工事期間の圧縮を求める声が強まる一方で、働き方の多様化に対応できるオフィス環境が求められるようになりました。
初期費用と工事期間の削減ニーズ
オフィス移転における内装工事費用は、坪あたり20万円から40万円程度が相場で、50坪の物件だと1,000万円以上の初期投資が必要になる場合もあります。加えて、工事期間中は旧オフィスと新オフィスの二重賃料が発生するケースも多く、企業にとって大きな負担となります。セットアップオフィスでは内装工事が不要なため、初期投資を大きく削減でき、契約開始後すぐに入居できる点が評価されています。
働き方の多様化に対応しやすい点
リモートワークやハイブリッドワークの普及により、オフィスに求められる機能が変化しています。コロナ禍以降、多くの企業がリモートワークを導入しましたが、最近ではコミュニケーション活性化や組織文化の醸成を目的としたオフィス回帰の動きが顕著になっています。セットアップオフィスの多くはフォンブースやオープンスペース、リフレッシュエリアといった現代の働き方に最適化された空間を備えており、ハイブリッドワークに対応しやすい設計になっています。
スタートアップや中小企業の導入増加
成長スピードが速いスタートアップやベンチャー企業の場合、セットアップオフィスは最適な選択肢となります。限られた人員と資金を本業に集中させたいフェーズにおいて、移転プロジェクトにかかる工数を最小限に削減できることは大きな利点となります。事業規模の拡大に伴い数年後には再移転が必要になる可能性が高い企業にとって、原状回復費用が軽減されるセットアップオフィスは将来の柔軟性を確保しやすい選択といえます。
採用・企業ブランディングの観点からの需要
デザイン性の高いオフィス環境は、求職者に対する企業イメージの向上に直結します。就職活動中の学生の8割以上がオフィス環境を企業選びの要素として重視しているという調査結果もあり、魅力的なオフィスは優秀な人材を惹きつけるための投資として認識されるようになりました。セットアップオフィスは専門デザイナーによる洗練された空間であるケースが多く、設立間もない企業であっても採用面談時に好印象を与えられます。
セットアップオフィスのメリットを整理しよう
セットアップオフィスを利用する企業が増えている理由は、具体的なメリットが多岐にわたるためです。コスト面や業務効率、企業イメージといった観点から、どのような価値があるのかを整理します。
すぐに業務を開始できる即効性
セットアップオフィス最大の魅力は、契約してすぐに業務をスタートできる即効性にあります。通常のオフィス移転では契約から入居まで数か月を要するのが一般的ですが、セットアップオフィスでは内装工事や家具の搬入を待つ必要がありません。契約完了から最短で数日、物件によっては当日から業務を開始できるケースも存在します。急な事業拡大により早急にオフィススペースが必要になった場合でも、ビジネスの機会損失を最小限に抑えられます。
家具や内装が整っている利便性
オフィス家具の選定から購入、搬入といったプロセスは想像以上に手間がかかります。デスクやチェアだけでなく、会議室用のテーブル、収納棚、受付カウンターなど、必要な家具は多岐にわたります。セットアップオフィスではあらかじめ配置されており、入居企業は家具選びの時間を省けます。内装デザインもプロの手によって統一感のある空間に仕上がっているため、デザイン面での専門知識がなくて快適なオフィス環境を手に入れられます。
コスト管理がしやすく経営判断が明確
セットアップオフィスは月額賃料に内装費用が含まれているため、毎月の固定費として経費処理ができます。通常のオフィス移転では内装工事費として数百万円から千数百万円の初期投資が必要になり、会計処理上も資産計上や減価償却といった複雑な手続きが発生します。初期投資を月々の賃料として平準化できるため、手元のキャッシュを事業成長に集中させやすくなります。毎月のコストが明確になるため、予算管理もしやすくなります。
オフィスイメージを統一しやすい
セットアップオフィスはプロのデザイナーによって統一感のある空間に設計されているため、企業イメージを損なわずに入居できます。受付から会議室、執務スペースに至るまで一貫したデザインコンセプトで整備されており、来客時にも洗練された印象を与えられます。複数拠点を展開する企業にとっては、各拠点で内装デザインを一から考える手間を省きつつ、一定の品質を保ったオフィス環境を提供できる点がメリットとなります。
利用前に確認すべきデメリットや注意点
セットアップオフィスには魅力的な点が多い反面、利用前に把握しておくべき注意点も存在します。契約後に想定外の制約や費用が発生しないよう、デメリット面も理解したうえで検討する必要があります。
内装・レイアウトの自由度が低い
完成された内装をそのまま使用するセットアップオフィスは、入居後に大幅なレイアウト変更や内装の変更ができません。壁の色を変える、間仕切りの位置を変更する、会議室を増やすといった要望があっても、原則として対応できないケースがほとんどです。企業のコーポレートカラーを内装に反映させたい、オリジナルのブランドイメージを空間に表現したいといった希望がある場合には、セットアップオフィスは不向きといえます。
賃料に内装費が上乗せされている場合がある
セットアップオフィスの月額賃料は、通常の賃貸オフィスと比較して割高に設定されているのが一般的です。貸主が投資した内装工事費や家具購入費が賃料に含まれているため、坪単価で5,000円から10,000円程度高くなるケースが見られます。入居期間が長くなるほど総支払額は増加するため、3年から5年といった長期利用を前提とする場合には、通常のオフィスで内装工事を行う方がトータルコストで有利になる可能性もあります。
原状回復義務の有無とその範囲
セットアップオフィスでは原状回復工事が不要とされる物件が多い一方で、契約内容によっては一定の原状回復義務が発生する場合があります。クリーニングのみで退去できる物件もあれば、壁紙や床の張り替えが必要になるケースも存在するため、契約書の記載内容を詳細に確認する必要があります。入居中に追加で設置した設備や、通常の使用範囲を超える損耗については、退去時に費用負担が発生する可能性があります。
設備や什器のメンテナンス責任の所在
セットアップオフィスに備え付けられている家具や設備の故障時、誰がメンテナンス費用を負担するのかを事前に確認しておく必要があります。通常使用による劣化や故障であれば貸主が負担するケースが多いものの、入居企業の過失による破損は借主負担となるのが一般的です。エアコンや照明といった設備の定期メンテナンスについても、貸主が実施するのか借主が手配するのかを契約書で明確にしておく必要があります。
セットアップオフィスを選ぶときのチェックポイント
セットアップオフィスを決める際には、契約前に確認すべき点がいくつかあります。入居後に不便を感じたり想定外の費用が発生したりしないよう、以下のポイントで物件を評価する必要があります。
契約条件と費用の内訳を明確にする
月額賃料に何が含まれているのかを明確に把握する必要があります。家具や内装の使用料が含まれているのか、共益費や管理費は別途必要なのか、インターネット回線の利用料は賃料に含まれているのかといった点を確認します。敷金や礼金、仲介手数料といった初期費用の有無も物件によって異なるため、総額でどれだけのコストが必要になるのかを把握しておく必要があります。契約期間や更新条件、中途解約時の違約金についても確認します。
設備・通信環境・セキュリティの確認
オフィスとして機能するために必要な設備が十分に整っているかを現地で確認します。インターネット回線の速度や安定性、Wi-Fi環境の範囲、電源コンセントの数と配置といった基本的なインフラ面をチェックします。セキュリティ面では、入退室管理システムの有無、防犯カメラの設置状況、他社との共有エリアにおけるプライバシー保護の仕組みなどを確認します。会議室の遮音性も情報漏洩リスクに関わるため、実際に訪れて確認しておく必要があります。
拡張性やレイアウト変更の余地を見る
現在の従業員数はもちろん、今後1年から2年の成長を見据えた広さがあるかを確認します。デスクを追加できるスペースがあるか、会議室の予約が取りにくくならないか、共有スペースが人数増加に耐えられるかといった観点で物件を評価します。物件によってはパーテーションの位置変更や家具の入れ替えが可能な場合もあるため、どの程度のレイアウト変更が認められるのかを貸主へ確認しておくと、入居後の柔軟性が高まります。
内装・什器の耐久性と品質を見極める
セットアップオフィスに備え付けられている家具や内装の品質を、現地で実際に確認する必要があります。デスクやチェアは長時間の使用に耐えられる品質か、会議室のテーブルは十分なサイズがあるか、収納スペースは足りるかといった点をチェックします。特にチェアは従業員の健康や集中力に影響するため、座り心地や調整機能を実際に試してみる必要があります。内装面では、壁や床の状態、照明の明るさ、空調の効き具合なども確認しておきます。
＜おすすめの配線用開口オプション付きテーブルはこちら＞
まとめ
セットアップオフィスは、内装工事の手間とコストを削減しながら、契約後すぐに業務を始められる即効性の高いオフィス形態です。特に初期投資を抑えたいスタートアップや、スピーディーな事業展開を求める企業にとっては魅力的な選択肢となります。一方で、内装の自由度が低い点や賃料が割高になる点といった注意すべき側面もあるため、自社の成長フェーズや事業計画に照らし合わせた慎重な判断が求められます。契約前には費用の内訳や設備の品質、原状回復の範囲などを入念に確認し、想定外の制約や費用が発生しないよう備える姿勢が大切です。