コロナ禍で大きく見直されるようになった勤務体制やリモートワークのあり方ですが、「オフィスを個室化できたらいいのに」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。大掛かりなリフォームはなかなかできませんが、レイアウトの変更でオフィスを個室化することが可能です。メリットも多いオフィスの個室化について、事例をご紹介しながら解説します。
個室化が求められる理由
オフィスの個室化が求められる理由には次のようなものがあります。
● リモートワークとの両立
● 業務効率向上のため
● プライバシー保護と情報管理の強化
リモートワークとの両立
コロナ禍以降、リモートワークを取り入れる企業も増えました。出社している社員とリモートワークしている社員がコミュニケーションを取る場合、WEB会議などビデオ通話をすることになります。オフィスが個室化していることで、オンライン上でのやり取りがしやすくなるでしょう。周囲の声や音が入ったり、動きや視線が気になったりといった煩わしさがなくなり、テレワークに集中しやすい環境にできます。
業務効率向上のため
個室にすることで周囲の音などの情報が遮断され、仕事に集中することが可能です。話しかけられる機会も減るので業務を中断することが減り、業務効率アップに繋がります。
プライバシー保護と情報管理の強化
業務上、顧客や取引先の個人情報を扱ったり社外秘の情報を扱ったりすることもあります。オフィスの個室化によってWEB会議の内容が漏れたり、誰かに画面を見られたりするリスクを大きく軽減することが可能です。
オフィスの個室化のメリット
オフィスを個室化するメリットとして、以下の点が挙げられます。
● コミュニケーションの質が向上する
● 集中力が向上し、生産性が増す
● 電話やウェブ会議のプライバシーが確保される
コミュニケーションの質が向上する
オフィスを個室化することで、取れるコミュニケーションが限られてきます。個室化していないときと比べてコミュニケーションを取りにくくなるということは、コミュニケーションを取捨選択する必要が出てくるわけです。本当に必要なコミュニケーションに絞られることで、結果としてコミュニケーションの質が向上する可能性が高いのです。
集中力が向上し、生産性が増す
視界や音が遮られると、業務には不要な情報が入りづらくなることで、気を散らさずにすみ、業務がはかどります。結果として、個室化していない場合と比べて同時間でこなせる業務量が増え、生産性を上げることが可能です。
電話やウェブ会議のプライバシーが確保される
電話やウェブ会議の内容が周囲に筒抜けになってしまうことを防ぐことができます。機密性の高い情報を取り扱うときや顧客情報を閲覧するときは特に便利です。
実際の個室化レイアウト事例
個室化のレイアウトは規模によって変わってきます。数人のオフィスから広いフロアのオフィスまで具体的な事例を見てみましょう。
● 小規模オフィスのレイアウト事例
● 10人規模のオフィスレイアウト事例
● 大規模オフィスの個室化レイアウト事例
小規模オフィスのレイアウト事例
小規模のオフィスでは、スペースを有効活用するために対面する座席レイアウトになる場合も少なくはありません。テーブルに置き式の簡易的なパーティションを設置することで、小規模なスペースの中で作業への集中力を保つレイアウト事例です。
10人規模のオフィスレイアウト事例
オフィスの一角にウェブ会議用の個室ブースを1つだけ設けた事例です。10人規模のオフィスではスペースにあまり余裕はないので、個室ブースも1つに絞るのも選択肢の一つです。大掛かりな工事も必要ありません。
大規模オフィスの個室化レイアウト事例
オフィスの中に半個室のブースをいくつか設置した事例です。隣のブースとは壁で区切られ、集中しやすいスペースとなっています。短時間のウェブ会議などにも利用できます。あえて完全な個室にはしないことで、コミュニケーションも遮断しすぎないようにバランスの取れた個室化レイアウト事例です。
個室化レイアウトのポイント
個室化を成功させるためにはレイアウトに工夫が必要です。いざ個室化してみたら不都合だらけという事態にならないように、ポイントを押さえておきましょう。
空間の有効活用
レイアウトの変更で個室化する場合、使える空間には限りがあります。個室化するスペースをどれくらい確保できるか、個室化でその他のスペースや通路を圧迫しないか、事前によく検討してください。
関連法規の確認
建築基準法や消防法では、天井と四方を囲まれている個室は居室としてカウントされます。個室化することで居室を増築した場合、通路幅や換気などについての法規を守らなければなりません。新たに煙感知器や非常灯などの設置が義務付けられることもあります。消防への届け出も必要になります。事前に届け出内容や、法に抵触しないかどうか確認してください。
個室の配置とデザイン
個室の設置場所はどこでも良いというわけではありません。人の動きや声を感じにくい静かな位置に設置すると個室の効果がアップします。通路や動線を遮る場所は避けましょう。
オフィス全体で見たときの景観にも気を配りましょう。個室ブースは大きく存在感がありますので、その色やデザインによってはオフィスの統一感を壊してしまいかねません。オフィスをどんなイメージにしたいのかを明確にし、テーマに沿った個室を選んでください。
個室化レイアウトを実現するためのコツ
個室化レイアウトを実現するためには、事前の綿密な計画と準備を行わなければなりません。自社に可能な個室化スペースはどれくらいあるのか、個室化によって不都合はないか、社員のニーズは何なのかなど多面的に考えることが重要です。
特に気をつけたいのが、以下の3点です。
● 適切なパーティションの選定
● フレキシブルなレイアウトの計画
● 個室のサイズと数の検討
順番に見ていきましょう。
適切なパーティションの選定
個室化にはいくつか方法があります。簡易的に空間を区切るパーティションから完全に個室にするブースまで多様です。ローパーティションなら圧迫感もなく、取り付けも比較的簡単。ハイパーティションや個室ブースはウェブ会議や個人情報を扱う業務に向いており、防音性も高いです。
オフィスの広さや個室化の目的、予算や工期などをしっかり考慮して設置してください。
フレキシブルなレイアウトの計画
従業員の働き方に合わせ、利用しやすいレイアウトを計画する必要があります。フレキシブルなレイアウトにはいくつか例がありますが、レイアウト変更が柔軟にできることもその1つです。
部屋を広く使いたいときや内部編成が変わったとき、従業員が増減したときなどに柔軟にレイアウト変更できるように計画します。あるいは、配置は変えずに用途に合わせたスペースに人が移動できるようにするのもいいかもしれません。フリーアドレスを取り入れ、自席を固定せずに目的に合ったブースやデスクを使用する方法です。
外勤と内勤の比率や業務内容、従業員の希望を考慮したオフィスづくりを目指しましょう。
個室のサイズと数の検討
個室を設置したいオフィスの広さによって、サイズや個数は変わります。通路を塞いでしまわないか、収納スペースを圧迫しないかなどを考えて決定してください。
個室ブースを利用したい人がどれくらいいるのかも重要です。場合によっては1人用の個室よりも数人入れるブースのほうが、需要があるかもしれません。個室のサイズも、どんな業務で主に使用されるのか実際の利用場面を想定して決める必要があります。
個室の数が多かったり、ゆったりしたスペースを取ったりすればその分費用もかかってきます。様々な方向から検討しましょう。
まとめ：効果的な個室化レイアウトを実現しよう
個室ブースには種類があり、自社に合わせた個室選びが重要です。なぜ個室化したいのか、どんな効果を狙っているのか十分に吟味しましょう。個室化はオフィスの雰囲気が大きく変わります。社内の空気も明るくなるような新しいレイアウトを考え、従業員みんなに喜ばれる個室化を目指してみてください。
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