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リモートワークの普及により、オフィスの在り方が大きく変化しています。固定席の非効率さとフリーアドレスのコミュニケーション不足、両方の課題を解決する座席運用方式として「グループアドレス」が注目を集めています。部署やチームごとに指定されたエリア内で自由に席を選べる仕組みは、チームワークを維持しながら柔軟な働き方を実現します。
グループアドレスとは何か？基本概要と背景
部署単位での座席運用は、チーム内の連携を保ちつつ柔軟性を確保できる点で、多くの企業から支持されています。完全なフリーアドレスでは部署間の距離が生まれやすく、固定席では変化への対応が困難です。グループアドレスは両者の利点を組み合わせた座席運用方式として、オフィス環境の最適化を目指す企業に選ばれています。
グループアドレスの定義と特徴
部署やプロジェクトチームごとに割り当てられたエリア内で、従業員が毎日自由に座席を選んで働く方式です。個人の固定席は設けず、資料や私物は専用のロッカーに保管します。隣に座る人が日々変わるため、部署内でのコミュニケーションが活発化します。運用方法として、エリアを固定して席だけ自由に選ぶタイプと、部署単位でエリアごと定期的に移動するタイプがあります。
フリーアドレス・固定席との比較
フリーアドレスは社員全員がオフィス内のどこでも自由に席を選べますが、グループアドレスは部署やチームごとに指定されたエリア内でのみ座席を選択します。固定席は個人ごとに専用デスクが割り当てられ、常に同じ場所で仕事をします。グループアドレスは固定席のようにチームメンバーが近くにまとまりながら、フリーアドレスのような座席選択の自由度も持ち合わせています。
生まれた背景と導入トレンド
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及し、多くの企業がオフィス面積を縮小しました。縮小したスペースを有効活用する手段として、グループアドレスの導入が増加しています。完全なフリーアドレス化に不安を感じる企業や、部署内の連携を重視する組織にとって、既存のオフィススタイルに近い形態であるグループアドレスは受け入れやすい選択肢となっています。
どのような企業・部署で採用されやすいか
在席率が低い部署での導入が効果的です。外回りが多い営業部門や、エンジニアやWebデザイナーなど在宅業務でも成立する職種に適しています。ノートパソコン1台で仕事が完結するなど、業務で使用する物が少ない業種でも導入しやすい環境が整います。逆に、大型の機材が必要な研究職や書類作業が多い経理部門など、業務で使う物が多い場合は席の移動がしにくいため相性が良くありません。
グループアドレス導入のメリット
座席運用の見直しは、業務効率やコスト面で多くの改善をもたらします。部署ごとにまとまりながら座席を自由に選べる仕組みは、チームワークの維持とオフィススペースの最適化を両立させます。従業員の働きやすさと企業の経営効率、両面での効果が期待できる点が大きな魅力です。
コミュニケーション強化とやりとりの容易化
決まったエリアに集まって業務を行うため、気軽にメンバー同士で会話をしながら仕事を進められます。困ったときはすぐに相談でき、トラブル発生時も迅速に対応可能です。情報共有にタイムラグが発生しないため、対面での会話により共有の速度や深さが向上します。隣に座る人が固定されないため、部署内のさまざまな人とコミュニケーションする機会が生まれ、人間関係の円滑化や業務効率の向上につながります。
マネジメント／管理のしやすさ
部署やチームごとにまとまっているため、管理職は部下の進捗管理や勤怠管理がすぐに実施でき、マネジメントがしやすくなります。部下の担当している業務内容や業務量も把握しやすく、適切なタスク配分が可能です。完全なフリーアドレスの場合、社内のどこにでも席が確保できるため、特に広いオフィスでは部下の居場所がすぐにわかりません。グループアドレスなら、こまめに打ち合わせしたり進捗状況を確認したりする仕事の進め方に適しています。
スペース効率化・コスト削減
メンバーの外出が多い部署では、必ずしも人数分のデスクを用意する必要がなくなり、必要最低限の家具を用意すればよくなります。席数が減ることで空いたスペースを、フリースペースなど他の用途に使用でき、オフィスの機能アップを図れます。リモートワークが増えたらデスクを減らし、大規模プロジェクトが始まったらデスクを増やすなど、柔軟に対応可能です。オフィス面積を最適化することで、賃料や光熱費の削減にもつながります。
ペーパーレス化・IT化促進
固定席がないため、各デスクに個人書類を保管できません。限られたスペースの個人用ロッカーでの保管が必要となるため、必要書類のデータ化が自然と促進されます。席を使った後は次に使う人のために私物を片づける必要があるため、整理整頓が習慣化する点もメリットです。書類のデジタル化により、安全な情報保管を実現させるためのIT化が加速し、業務効率化や生産性の向上、コスト削減などにもつながります。
グループアドレスの課題・注意点
座席運用の変更には、想定される課題への対策が不可欠です。導入前に潜在的なリスクを把握し、適切な対応策を準備すれば、スムーズな移行が実現します。従業員の働きやすさを損なわないよう、慎重な検討と計画的な進行が求められます。
座席の固定化のリスク
導入しても、仲の良いメンバーや一緒に作業をする社員が固定の席を作ってしまうケースがあります。同じ窓側の席を選んでしまう、人の出入りが少なく静かな奥の席に座ってしまうなど、オフィス環境が原因で特定の場所ばかり埋まる恐れもあります。実質的に固定席と変わらない状況では、導入した意味がなくなります。毎回座る席をランダムで決める仕組みや、どこに座っても仕事に集中できるオフィス環境の整備が必要です。
私物・資料の管理問題
各メンバーが利用するための大きなデスクやロッカーを配置する必要があるため、オフィスレイアウトの見直しが欠かせません。持ち物の量に応じて、個人用のロッカーの設置を検討する必要があります。グループ内で仲のよいメンバーや同じ作業の担当者同士で固まってしまう、利便性のよい席や居心地のよい席ばかりを選んでしまう傾向も生まれます。個人の所有物がたまりやすくなるケースもあるため、整理整頓を促す施策が求められます。
業務内容・職種による相性の違い
チームワークや直接的なコミュニケーションが必須な組織に適している一方、個人作業が中心の部署や特殊な機器を使用する部署では業務効率が悪化する可能性があります。機密書類を多く扱う人事部門などは、書類を持ち運ぶリスクもあるため、導入は慎重に検討すべきです。研究職やクリエーターなど長時間席に座って業務を進める職種や、総務など頻繁に社員から相談や依頼がある部門は、固定席の方が向いている場合があります。
導入時の抵抗・社内調整の困難性
座席を共有するため、日々の整理整頓が必要であり、プライバシーの確保が難しい点から、従業員の満足度が低下する場合があります。導入目的が共有されないと、デメリットにばかり目が行きやすく、効果的な運用が困難になります。固定席に慣れている社員や、環境変化が苦手な社員も存在するため、事前にアンケートやヒアリングを実施しながら、誤解や理解不足が発生しないよう配慮が必要です。
導入準備とステップ：成功に向けた進め方
計画的な準備と段階的な実施が、座席運用変更の成否を分けます。目的の明確化から対象部署の選定、レイアウト設計、運用ルールの策定まで、各ステップを丁寧に進めれば、従業員の理解と協力が得られやすくなります。組織の特性に合わせた柔軟な対応が、導入成功への鍵となります。
導入目的の明文化と社員共有
グループアドレスの導入は、自社のミッション・ビジョン・バリューに貢献するものである必要があります。MVVから逆算して、「その実現につながるオフィス形態とは何か」を考えていきます。経営陣の理想だけを押し付けてしまい、現場の社員にとって使いにくいオフィスになる事態は避けたいところです。アンケートを実施して意見を求め、社員の共感が得られる方法を探っていくなら、オフィス形態の変更による不満の発生を防止できます。説明会の開催やマニュアルの配布を通じて、全社員が導入目的とメリットを理解した状態で進めます。
対象部署・チームの選定と分析
全部署に一括で導入する必要はなく、部署の業務内容によって向き不向きがある点を把握し、場合によっては導入しない部署を決める判断も必要です。アンケート結果を分析すると、どの部署が好意的で、どの部署が否定的か分かり、部署ごとの相性を判断しやすくなります。在席率が低い企業や部門、ノートパソコン1台で仕事が完結するなど業務で使用する物が少ない業種では、導入効果が高まります。現在の在席率の調査を行い、必要な座席数を決定します。
レイアウト設計と座席数算定
大型のロングデスクやキャスター付きデスクなど、レイアウト変更がしやすい家具が便利です。個人用のキャビネットやロッカーなど、社員の荷物置き場についても検討します。様々なシーンに対応できるよう、個人で使用できるブースやWebミーティングができるブースなども、業務内容に合わせて設計します。無駄なコストをかけないためにも、時間帯や週単位での在席率の把握が必要です。専門業者に相談し、経験豊富なスタッフから多様な視点でのアドバイスを受けるのも効果的です。
運用ルール設計と運用体制
試験運用を経て課題をつぶした後は、最終的な運用ルールをマニュアル化して共有します。必要に応じて説明会を開き、オフィスの使い方や、導入する目的などを関係するメンバー全員に伝えます。本格始動までに不明点が残らないようにしておきます。細かいルールやエリアの使い方は各部署に任せるなど、柔軟性を持たせた運用方法にする点がポイントです。定期的に運用ルールを見直すと働きやすい環境が作りやすくなります。
運用を安定させるための施策・工夫
導入後の継続的な改善が、座席運用の効果を最大化します。座席の固定化防止や予約システムの活用、定期的な見直しなど、運用を安定させる施策を組み込めば、従業員の満足度を維持しながら業務効率を高められます。柔軟な対応と細やかな配慮が、長期的な成功につながります。
座席シャッフル・ローテーション活用方法
各メンバーがいつも同じ席に座ってしまう傾向にならないよう注意します。できるだけ利用する席に変化を付けるよう周知し、全社員がコミュニケーションを活性化させるよう促します。ランダムに席を決める機能を持つホテリングシステムもあり、「くじ引き」のような形で席を決めてみる方法もあります。グループごとのエリアを定期的にシャッフルすれば、他部署との交流の活性化も期待できます。週ごとにエリアを変える、前日と同じ席に座らないといったルール作りや対策を行います。
座席予約システム・ツール活用
利用したい座席を予約できる仕組みを導入すると、各メンバーが自分のスマートフォンやパソコンを使って、どこからでも席の予約ができるようになります。席の管理をシステム化すれば、出社率のコントロールや、誰がどこにいるかの把握、ソーシャルディスタンスの確保がしやすくなります。座席の利用状況をリアルタイムで把握できるようにすれば、スペースの重複利用や混雑を避けられます。プロジェクトメンバーの座席をまとめて予約すれば、席が足りない状況を作らずに済みます。
定期見直し・フィードバック制度
グループアドレスがスタートした後にも定期的にアンケート・ヒアリングを実施し、フィードバックを集めれば、実際の運用に対しても柔軟な修正を行えます。デスクやチェアをはじめとしたオフィス家具の使用率をチェックし、活用されていないスペースがある等の問題はないか、不要な家具はないかなどを定期的に確認します。実際に業務を進めていくうちに、テスト運用では気がつかなかった不満が出てくる場合もあります。働き方やビジネスの状況に合わせたアップデートが重要です。
ルール遵守とモニタリング体制
座席選びに関するルールやガイドラインが不明確だと、従業員は戸惑い、オフィスの効率性が低下する可能性があります。座席選びのルールを明確に定め、従業員に周知します。毎週座席を固定する日を設けたり、事前に席を予約できるシステムを導入したりすれば、混乱を防げます。運用ルールが形骸化しないよう、定期的に利用状況を見直し、ルールの改善を行います。従業員の意見を取り入れながら、実態に即した改善を続ける姿勢が大切です。
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まとめ
グループアドレスは、チーム内の連携を維持しながらオフィススペースを効率化できる座席運用方式です。部署の特性を見極めた段階的な導入と、明確な運用ルールの設定が成功の鍵となります。定期的な見直しと柔軟な改善を重ねながら、従業員が働きやすく、企業にとっても効率的なオフィス環境を実現できます。