働きやすいオフィスは従業員のモチベーションが上がるなど、企業にとっても多くのメリットがある大事な事柄です。しかし、働きやすいオフィスと言っても業態や従業員数などによって異なるため、レイアウトは多種多様。そのため、どのように進めれば良いのか悩む企業の方も少なくありません。
この記事では、働きやすいオフィスの作り方について詳しく解説します。実際の働きやすいオフィスの事例もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
なぜ働きやすいオフィスが必要なのか
働きやすいオフィスを作る前に、なぜ働きやすいオフィスが必要なのか考えてみましょう。必要性を知ることで、作り方のヒントも生まれてきます。
効率的な業務の進行と生産性向上のために
従業員の効率的な業務の進行と生産性向上のために、働きやすいオフィスは必要です。例えば、コピー機などの機械音がする機器はワークスペースから離れた場所に設置することで静かな環境となり、作業に集中できます。働きやすいオフィスにすることで、従業員は効率的に作業を進めることができ、生産性の向上にも繋がるというわけです。
モチベーションと従業員満足度の向上のために
働きやすいオフィスはストレスを感じることがなく、従業員のモチベーションアップに繋がります。また、産休や育休など、長期の休みに入った人も「働きやすいから産休後も必ず戻る」など、離職率の軽減にもなるという企業側にもメリットがあるでしょう。従業員からの満足度の高い企業なら、新卒などの採用にも有利に働きます。働きやすいオフィスは、企業も従業員にも多くのメリットがあるのです。
リモートワークとオフィスワークのバランスを保つために
新型コロナウイルス感染症の影響で、リモートワークを導入する企業も増えました。しかし、リモートワークでできる作業にも限りがあるため、オフィスワークでの作業も必要です。このバランスを保つためにも、働きやすいオフィスは必要とされています。
また、リモートワークは自宅で作業しますが、集中できずに作業効率が落ちるという人もいます。このような従業員にとってはオフィスワークの方が働きやすいため、生産性向上の観点からもバランスを保つことが欠かせません。
働きやすいオフィスの特徴とは
働きやすいオフィスの特徴は、以下の通りです。
● 整理整頓された環境
● 作業効率化のためのツールと設備
● リラックスと集中のための空間
3つとも、働きやすいオフィスを作るうえで欠かせない特徴です。1つずつ詳しく解説するので、働きやすいオフィスを作る際にぜひ取り入れてみてください。
整理整頓された環境
働きやすいオフィスは、全体的に整理整頓されている点が特徴です。整理整頓されているオフィスは邪魔な物がなくスッキリとしているため、仕事に集中できるなど働きやすさを感じます。オフィスのレイアウトや備品だけでなく、デスクの上も書類が散らかっていないなど、従業員一人ひとりが整理整頓に意識を向けることも働きやすいオフィス作りに欠かせません。企業全体で整理整頓に取り組んでいるからこそ、働きやすいオフィスが維持できます。
作業効率化のためのツールと設備
働きやすいオフィスは、作業効率化のためのツールや設備が整っていることも特徴です。例えば、以前は書類の打ち込みに時間がかかっていたところ、ツールの導入により簡略化され、作業時間を大幅に削減できて時間効率が良くなるほか、ストレスの軽減にも繋がります。仕事がスムーズに進みストレスを感じないオフィスは、働きやすいと感じるでしょう。
リラックスと集中のための空間
働きやすいオフィスには、従業員が好きなときに使えるリフレッシュスペース（休憩室）が設けられている点も特徴です。ワークスペースとは違う場所にリフレッシュスペースを作り、仕事の合間にリラックスすることで集中力が回復し生産性が向上します。リフレッシュスペースにはドリンクを設置したり、マッサージチェアや本を置いたりして従業員がリラックスできる環境を整えている企業が少なくありません。
具体的なオフィス環境改善のアイデア
ここからは、働きやすいオフィスを作るための具体的な環境改善のアイデアをご紹介します。導入することで、働きやすいオフィスへと改善できるので、ぜひ参考にしてください。
スペースの有効活用：ラウンジや簡易スペースの設置
リフレッシュスペースがない企業は、オフィス内に無駄なスペースがないか探してみてください。例えば、不要なものがあり整理整頓すればリフレッシュスペースに活用できます。スペースの確保ができたら、ワークスペースとの空間を別にするために、パーテーションで仕切りましょう。ワークスペースが見えなくなることで仕事と休憩のオンオフの切り替えができるようになり、リラックスして過ごせます。
フリーアドレスの導入によるフレキシビリティの向上
個人専用のデスクを設けず自由な席で作業ができる「フリーアドレス」は、部署の異なった従業員と気軽にコミュニケーションが取れなどフレキシビリティの向上に繋がるオフィススタイルです。小スペースで実現できるため、リモートワークが増えてきた現代でオフィスを縮小するさいに最も適した環境改善のアイデアと言えるでしょう。
適切なオフィス用品の選択：椅子やデスク、照明など
パソコン作業など長時間同じ体制でデスクワークを行う場合は、正しい姿勢が保てる椅子やデスクを整えるなど、設備を見直してみましょう。長時間座っても疲れにくい椅子に変えるだけで、作業効率が上がるなど働きやすいオフィス作りができます。
また、照明も働きやすいオフィス作りにおいて重要な設備です。ワークスペースが暗い照明では手先が見えにくいなど効率よく作業を進めることができません。逆に、リフレッシュスペースが明るすぎるとリラックスできないので、環境に合った照明に変えてみることをおすすめします。
コミュニケーションツールの活用
設備の導入やオフィス内のスペースだけでなく、従業員同士が気軽に意見交換ができる「コミュニケーションツール」の活用も検討してみましょう。例えば、ビジネスチャットを導入すれば部署だけのグループチャット～個人間のチャットまで対応ができ、気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。従業員同士のコミュニケーションが盛んな企業は、人間関係が良好になり働きやすいと感じるオフィスになります。
実際の働きやすいオフィス事例
働きやすいオフィスにするための環境改善のアイデアを解説してきましたが、ここでは実際の働きやすいオフィス事例を3つご紹介します。取り入れられそうな部分は、ぜひ積極的に採用してみましょう。
事例1：生産性を高めるオフィスレイアウト
生産性を高めるオフィスレイアウトにするべく、狭いオフィスでもリフレッシュスペースを設けて従業員がリラックスできる空間を作りました。ワークスペースとリフレッシュスペースを明確に分けるために、高さのあるパーテーションを用いてオフィスレイアウトを改善した事例です。リフレッシュスペースを設けたことで、仕事中にリラックスできる時間を過ごせるようになり、仕事に戻った際に集中力が回復して生産性の向上に成功しています。
事例2：モチベーションを上げるオフィスデザイン
高級家具を使ったオフィス空間やおしゃれなデザインのオフィスにすることで、普段とは違った雰囲気の中で仕事ができ、モチベーションアップにも繋がるオフィスデザインになります。リフレッシュスペースを南国風にするなど家具やデザインにこだわった事例では、「休憩が楽しみになった」「働きやすいと感じられるオフィス環境」など、従業員のモチベーションがアップしました。
事例3：働きやすさを追求したオフィスの環境改善
働きやすさを追求したオフィスの環境改善では、現場で働く従業員の声を参考にしている事例が少なくありません。働きやすい環境作りは部署や職種などによって異なり、現場で働く従業員が一番どうしたら効率が良くなるかわかっているからです。働きやすいようにオフィスの環境改善をするなら、従業員にアンケートを取るなど生の声を集めてから検討してみてください。
働きやすいオフィスの作り方についてまとめ
働きやすいオフィスは、従業員のモチベーションアップや生産性向上に繋がるため、企業にとってもメリットが少なくありません。フリーアドレスを導入したり、リフレッシュスペースを作ったりするなど、改善策は多岐にわたります。ご紹介した内容を参考にしていただき、働きやすいオフィスへと改善してみてはいかがでしょうか。
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